Es conocido como oficina Virtual ese espacio en línea donde se realizan diversas actividades muy similares a las que se realizan en una oficina convencional. Es un espacio de trabajo que no tiene una ubicación física establecida.Las oficinas virtuales se pueden clasificar de acuerdo con los servicios prestados, donde algunas se vuelven integrales y cubren diferentes servicios que han sido bastante completos; y otros que vienen a brindar un servicio mucho más específico.
Estas oficinas generalmente son implementadas por profesionales independientes y pequeñas empresas que buscan crear una imagen comercial mucho más profesional.
Es una de las opciones más populares al iniciar un nuevo negocio, principalmente debido al bajo costo requerido para crear este espacio virtual.
Los servicios que suelen ofrecer las oficinas virtuales son:
- Apoyo personal
- Espacio de oficina física
- Oficina de atención telefónica
- Recepción de correo.
También suelen incluir servicios de entrada de datos, creación de contenido, redacción de correos electrónicos, idioma, dónde se traducen los textos, información de Internet, etc.
Tipos de oficina virtual
Oficinas virtuales enfocadas en negocios locales.
Son oficinas que ofrecen servicios a pequeñas empresas y ciertas empresas tradicionales, donde a veces sirven como su domicilio social.
Estas oficinas se caracterizan por tener muy buenas instalaciones, ya que sus clientes generalmente utilizan estos espacios para llevar a cabo sus reuniones y presentaciones.
Suelen ser muy rigurosos cuando tienden a verificar la identidad de cada uno de sus clientes.
Oficinas virtuales enfocadas en negocios offshore
Son aquellos que se inclinan hacia la gestión de correos electrónicos y la comunicación de compañías offshore y ciertas personas que toman muy en serio su privacidad.
Estos no son tan rigurosos como los locales cuando tienen que identificar a sus clientes, y al mismo tiempo logran administrar sus datos personales de manera confidencial.
Mezclado
Son oficinas virtuales enfocadas en negocios locales y offshore.
Oficinas receptoras de correo
Son aquellas oficinas que proporcionan el servicio de recepción de correo, que ofrecen a sus clientes, que generalmente son empresas, cuando no tienen una dirección específica.
Esta dirección de correo electrónico es muy importante para las empresas, ya que brinda mayor confiabilidad a los clientes interesados en los servicios que esta empresa puede ofrecer.
Oficina con apoyo del personal.
Son aquellos que brindan soporte virtual a sus clientes. Muchas de estas oficinas cuentan con administradores, contadores, abogados, secretarios, etc., que prestan sus servicios, proyectando así una excelente imagen del negocio.
Oficinas privadas en espacio fisico
Son oficinas que vienen a ofrecer una ubicación y un espacio físico, donde generalmente se realizan negocios desde la casa.Estos vienen a tener todos los elementos que nos permitirán ofrecer un buen servicio de oficina para mantener un nivel muy profesional en su negocio.
Oficina de atención telefónica
Son aquellos que brindan servicios de llamadas que son recibidos por un operador, mientras que aquellos que son urgentes se vinculan a donde el cliente dice.
Este servicio es ideal para aquellos clientes que, debido a que viajan, se encuentran en reuniones o no quieren responder, pueden recibir mensajes de sus clientes a través de este servicio.
¿Cuánto cuesta crear una oficina virtual?
Su valor dependerá directamente de la ciudad donde se establecerá, del uso del intermediario, si se elige, y de los servicios contratados. En general, un simple maildrop en una ciudad puede costar alrededor de 350 dólares al año, sin tener los servicios de fax, llamadas, etc.
Cada servicio provisto por la oficina virtual, como soporte de personal, recepción de correo, espacio físico de oficina, oficina de servicio telefónico, etc., tiene un costo diferente.
Ventajas y desventajas de la oficina virtual.
Ventaja
-
Ahorre más dinero ya que todas las operaciones se llevan a cabo en línea y no tienen que pagar por espacio físico, equipos, instalaciones, etc. - Crea una mayor confianza entre sus clientes, dando al negocio una mejor imagen.
- Requiere un proceso administrativo menor en comparación con las oficinas tradicionales.
- Hay un aumento en la eficiencia, ya que estas oficinas siempre buscan ideas y herramientas actualizadas e innovadoras para la operación, comunicación, logística, gestión de recursos humanos y relaciones con los clientes.
- Logra reducir las distracciones.
- Es fácil expandirse a nuevos mercados.
- Disminuya los gastos personales, ya que la persona no tendrá que gastar en gasolina, ropa o almuerzo, ya que trabajará desde su casa.
- El horario es mucho más flexible y las personas pueden trabajar desde casa.
- Hay menos inversión que le ahorra a la persona arriesgarse demasiado al comenzar un nuevo negocio.
- Disminuya el nivel de estrés, ya que la persona no tiene que estar en un horario, pagar un alquiler o enfrentar el tráfico de la ciudad.
- Está trabajando las 24 horas del día y los 7 días de la semana, teniendo en cuenta que sus administradores no tienen que estar disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, ya que se activa un servicio de respuesta automática para cubrir las preocupaciones básicas de los clientes. .
- Se crea una reducción en las eventualidades y el tiempo, donde aumenta la productividad y se reducen los costos y el tiempo.
Desventajas
- Hay algunas dificultades para coordinar y controlar.
- Hay poca personalización.
- Ciertas dificultades se crean para poder comunicarse.
- Existe una gran dependencia de Internet.
- No todas las oficinas vienen a virtualizarse.