Él información externa Es la información que ingresa a una empresa u organización, generada a través de diferentes canales externos, a veces solo fluyendo por el medio, esperando ser utilizada por una entidad que sepa cómo usarla para resolver problemas comerciales.
Esta información debe ser seleccionada porque no siempre es útil para todas las empresas de un mismo sector o para todas sus dependencias o en todo momento, para ello debe ser estudiada antes de ser adquirida.
Para obtener, categorizar, evaluar y enviar todos estos datos, será necesario diseñar un sistema efectivo compuesto por personas, herramientas y procesos. Este sistema de información facilitará la planificación, ejecución y control de los objetivos trazados por los directivos de la institución.
Tipos de información externa
Primario
Son los encargados de obtener de forma explícita una determinada información u objetivo de investigación. Para ello, es necesario saber qué datos desea obtener, a quién debe contactar, a dónde debe dirigirse para obtener estos datos y cómo.
Distribuidores
Cubren pedidos de clientes, quejas y solicitudes de clientes e información competitiva.
Proveedores
Incluyen datos sobre nuevos servicios y productos, así como ofertas.
Consumidores
Se refiere a likes, encuestas para estudios de mercado, experiencias, satisfacción, entre otros.
Clientes
Encuestas para estudios de mercado, quejas y consejos o sugerencias.
Instituto
Son todos los datos ya obtenidos, publicados o disponibles, y que tuvieron una finalidad informativa distinta a la que la empresa necesita o busca.
Por su bajo precio y accesibilidad, es recomendable estudiar esta información antes de centrarnos en las principales; sin embargo, una vez obtenida, debe ser analizada minuciosamente para evitar sesgos de información e inferencias erróneas.
Registro mercantil (fuente gubernamental)
El registro mercantil es el órgano por el cual se inscriben los actos y contratos mercantiles. Es una entidad pública cuyos límites y alcance están fijados por la ley.
Esta organización de tipo administrativo facilita la divulgación de la situación jurídica de los empresarios registrados. Lo habitual es que quienes se dedican al comercio deban cumplimentar obligatoriamente determinados datos y que el registro mercantil publique la información para colaborar con la seguridad jurídica genérica.
Catastro (fuente gubernamental)
El Registro de la Propiedad es un registro público oficial en el que, para el conocimiento general de todos los ciudadanos, se inscriben los derechos de propiedad sobre los bienes (casas, almacenes, fincas, edificios, entre otros), así como los demás derechos que en ellos se originan. (ejecuciones hipotecarias, hipotecas, entre otros).
Información operativa
Este es el tipo de información que publica el desarrollo diario de una empresa, dirigida a clientes, administración pública, proveedores, entre otros.
Información estratégica
Su objetivo es conocer la información de la competencia, las tendencias que han surgido en el mercado, la evolución, la normativa, entre otros.
Información de notoriedad
Brinda a la empresa conocimiento sobre cómo una marca que informa sus servicios y productos mejora la calidad de su imagen. Esto se realiza a través de patrocinios, publicidad, entre otros.
Diferencias entre información externa e interna
La diferencia esencial entre información interna e información externa es que una está diseñada para llegar a los clientes y la otra para el personal de la institución. Esto se da por sentado. Pero hay una diferencia mayor: los distintos modelos que se utilizan para cada tipo de comunicación.
Cada vez más, una campaña interna es poco diferente de una campaña externa. La variedad de formatos utilizados, especialmente en la información externa, se han utilizado durante mucho tiempo dentro de una institución.
Un ejemplo destacable es la creación de vídeos informativos de todo tipo: a partir de una muestra de resultados o productos, datos sobre un nuevo procedimiento, predicciones de amenazas profesionales, entre otros.